هدف مصاحبه استخدامی
مصاحبه، گفت و گویی دو طرفه میان متقاضی کار و کارفرما یا مدیر شرکت و سازمان است. این ملاقات در راستای تامین نیروی انسانی سازمان اجرا می‌شود و متقاضیان براساس معیارهای مدیر انتخاب خواهند شد. سنجش کارجویان از طریق آزمونهای کتبی و شفاهی اجرا می‌شود و فرد منتخب پس از مصاحبه‌های تخصصی، فعالیتش را آغاز می‌کند. بدین ترتیب مراحل استخدام از انتشار آگهی در نشریات و سایت‌ها، تا ارسال رزومه و مصاحبه‌های اولیه و در نهایت استخدام به پایان می‌رسد.
آنچه که یک شرکت و سازمان را از سایر گروه‌های رقیب مجزا می‌کند و در رتبه بالاتری قرار می‌دهد، انتخاب اعضای شایسته و متناسب با مشاغل مورد نظر است. مدیر در این رابطه، نقشی فوق‌العاده تاثیرگذار و حائز اهمیت دارد. در همین زمینه، مصاحبه بهترین راهکار برای شناسایی و انتخاب اولویت‌های شغلی و کسب جایگاه و سمت ویژه همراه با معیارهای از پیش تعیین شده است. مدیر هر شرکت نیز بر اساس کارکردها و رزومه کارجویان و متخصصین و ارزیابی عملی آن‌ها در نهایت روند استخدام را انجام می‌دهد.
یک نکته
سعی کنید تا در همان جلسه اول خصوصیات و اولویت‌های کارفرما را بشناسید و دستورات وی را به خوبی اجرا کنید. تاخیر در اجرای امور و بی‌دقتی و سهل‌انگاری در فعالیت‌ها، بهانه‌های همیشگی کارفرمایان محسوب می‌شوند، بنابراین با ارزیابی محیط کار، اعضا و توانایی‌های خود، فضای کار را در جهت پیشبرد اهداف‌تان تغییر دهید.
نحوه پاسخگویی به سوالات در مصاحبه بسیار حائز اهمیت است. کارفرما به راحتی میزان مهارت و دانش شما را پس از پاسخگویی به نخستین پرسش‌ها خواهد فهمید و معیار مناسبی به دست خواهد آورد. برای اینکه بتوانید پاسخ‌های کاملا مناسبی به کارفرما بدهید، باید مهارت کافی در زمینه رشته تحصیلی و فعالیت‌های متناسب با آن داشته باشید. مروری اجمالی بر کیفیت پرسش‌ها و نحوه بیان آن‌ها می‌‌تواند تا حدودی شما را با نحوه مصاحبه آشنا کند.
آن چه پیش از مصاحبه باید انجام داد ( وظایف مصاحبهکننده)
قبل از انجام مصاحبه، مصاحبهکننده باید از تعداد مصاحبه‌شوندگان، جزئیات مشاغل مورد نیاز، جایگاه و سمت سازمانی افراد، اسامی مصاحبه‌شوندگان، مدارک مورد نیاز، زمان شروع هریک از مصاحبه‌ها و سئوالات عمومی و اختصاصی، اطلاعات کافی داشته باشد.
مکان مصاحبه هم باید از نظر فیزیکی مناسب باشد، مصاحبه‌شونده و مصاحبهکننده باید رو در روی یکدیگر قرار گیرند. زمان انجام مصاحبه باید از پیش و با توافق طرفین تعیین شده باشد.
چگونه مصاحبه موفقی انجام دهیم؟
هنگام مصاحبه، باید مصاحبهکننده از پاسخگویی به تلفن‌ها و یا مراجعان یا هر اقدام دیگری که موجب ایجاد وقفه در مصاحبه می‌شود خودداری نماید. همچنین به اظهارات مصاحبه‌شونده توجه کامل داشته باشد.
در طول مصاحبه، مصاحبهکننده باید توضیحاتی در رابطه با سازمان، شغل و جایگاه سازمانی به مصاحبه‌شونده ارائه دهد تا اگر ابهامی در خصوص شغل مورد نظر وجود دارد برطرف شود و همچنین متقاضی استخدام نیز باید با انتظارات جایگاه سازمانی خود آشنا شود.
گاهی در همان جلسه اول و پس از ذکر خواسته‌های کارفرما، کارجو با وظایف و مسئولیت‌های خودش آشنا می‌شود و پس از ارزیابی از ادامه همکاری انصراف می‌دهد. ضمنا بر روی آخرین کار (سابقه شغلی) مصاحبه‌شونده بیشتر تکیه شده و از وی خواسته شود که درباره موفقیت‌های خود در طول مدت اشتغال، روابطش با همکاران و مدیران قبلی خود، علت ترک محل کار قبلی، انتظاراتش از شغل و محل کار جدید، تجارب و تخصصهای احتمالی خود صحبت کند.
نحوه مصاحبه
موفقیت مصاحبهکننده در کسب اطلاعات مفید از مصاحبه‌شونده، به میزان توانایی وی در طرح پرسش‌های مناسب بستگی دارد. مهمترین مشخصه اصلی، نحوه استفاده از پرسش‌های بسته (با پاسخ‌های مثبت و منفی) و پرسش‌های باز (با توضیحات زیاد) است. لذا مصاحبهکننده باید در انتخاب روشها، از شیوه معینی استفاده کند. باید توجه داشت که در انجام مصاحبه با متقاضیان استخدام، از روش یکسانی استفاده نمود تا امکان مقایسه و سنجش بین تمامی متقاضیان وجود داشته باشد. 5 نمونه از مصاحبه‌های رایج به شرح زیرند:
مصاحبه غیر مشخص (باز)
این نوع مصاحبه، بیشترین آزادی را به مصاحبه‌شونده می‌دهد. هیچ سئوالی از قبل طراحی شده‌ای وجود ندارد. مصاحبهکننده نیز خود را به هر وضعیتی سازگار می‌کند و با استفاده از تجارب و توانائیهای خود، به بررسی زمینه‌هایی که به‌نظر وی و سازمان مهمتر هستند می‌پردازد. در خصوص مقایسه بین این دو نوع مصاحبه باید دقت کنید، زیرا پس از جمع‌بندی نهایی ممکن است بین اطلاعات مکتوب از مصاحبه‌شوندگان هیچ رابطه و سنخیتی وجود نداشته و از هر یک، اطلاعات متفاوتی در دست باشد. از پرسش‌های باز در موارد زیر استفاده می‌شود:
طرح زمینه‌های جدید برای مذاکره طرفین قرارداد
کسب اطلاعات بیشتر از متقاضی استخدام
آزمونهای عملی و کتبی
مصاحبه بسته (از پیش طراحی شده)
این نوع مصاحبه، حداقل آزادی را به مصاحبه‌شونده می‌دهد. نتیجه این نوع مصاحبه غالباً یکسان و دقیق خواهد بود هر چند ممکن است اطلاعات ضروری برای تصمیم گیری به کارفرما ارائه ندهد. ولی به لحاظ علمی، اعتبار بیشتری نسبت به مصاحبه باز دارد. از مصاحبه بسته در موارد زیر استفاده می‌شود:
پاسخ‌های مثبت یا منفی برای کسب اطلاعات کافی باشند
پاسخ‌ها موارد مشخصی باشند و نیازی به توضیح بیشتر نباشد.
اگر خواستار توضیحات بیشتری باشید
مصاحبه نیمه‌بسته (ترکیبی)
این روش، یک روش ترکیبی است، بدین‌صورت که سئوالات مشخصی از همه داوطلبان پرسیده می‌شود ولی بهر حال به مصاحبه‌شوندگان اجازه داده می‌شود به زمینه‌های دیگر و مخصوصاً زمینه‌های مورد علاقه خود نیز بپردازند. باید توجه داشت که میزان موفقیت در این نوع مصاحبه نیز بستگی به مهارت و تخصص مصاحبهکننده دارد.
مصاحبه گروهی
در بعضی موارد خاص، امکان مصاحبه بصورت میزگرد بسیار سودمند است. البته باید اهمیت منافع حاصله از این مصاحبه، هزینه آنرا توجیه نماید. بنابراین این نوع مصاحبه فقط در خصوص گزینش مشاغل بسیار حساس و در سطوح بالا، توصیه می‌شود.
آنچه مصاحبهکننده باید انجام دهد
1- مصاحبه کننده باید بسیار توجه داشته باشد که اولاً سعی کند زمان مصاحبه بیش از ۳۰ دقیقه بطول نینجامد، تا از دقت پاسخ‌ها و نهایتاً کیفیت مصاحبه، کاسته نشود. همچنین باید پاسخ‌های مصاحبه‌شونده را در حد و مرزی که موردنیاز است، استفاده کند و از بیان مسائل و مواردی‌که به نیازهای سازمان و شغل و جایگاه سازمانی مربوط نمی‌شوند خودداری کند.
2- برای موفقیت در کسب نتیجه باید به مصاحبه‌شونده ثابت کند که اطلاعات موردنیاز، بر مبنای ضروریات شغلی دریافت می‌شوند تا مصاحبه‌شونده به راحتی اطلاعات موردنیاز را در اختیار وی قرار دهد. در خصوص سئوالات و نحوه انتخاب روش مصاحبه نیز باید کاملاً دقت کرد تا به منظور جلوگیری از تبدیل مصاحبه به جلسه پرسش یک طرفه، بیشتر از پرسش‌های باز استفاده شود.
3- به یاد داشته باشید، طرح پرسش‌هایی که ربطی به مصاحبه ندارند و فقط به دلیل ابراز توانایی و برتری علمی و عملی مصاحبهکننده نسبت به مصاحبه‌شونده پرسیده می‌شوند، خودداری گردد.
4- طرح مواردی که احتمالاً این حس را در مصاحبه‌شونده به وجود آورد که قبلاً تصمیم‌گیری در خصوص استخدام اجرا شده است، مصاحبه شونده را بسیار ناامید خواهد کرد. برای پاسخ به سئوالات و توضیح ابهامات باید به مصاحبه‌شونده به اندازه کافی فرصت داده شود به نحوی که حداقل دو سوم از زمان مصاحبه به صحبت‌های مصاحبه‌شونده اختصاص داده شود.
5- سئوالات مختلف و متنوعی را می‌توان جهت طرح در مصاحبه در نظر داشت. ولی قطعاً نحوه مطرح نمودن سوالات بسته به سلیقه فرد مصاحبهکننده متغیر است.
چکیده‌ای از مهمترین سوالات مصاحبهکننده
سبک‌های مدیریتی مدیران قبلی و ارزیابی مصاحبه‌شونده از هر یک از آن‌ها
میزان علاقه‌مندی مصاحبه‌شونده به کار گروهی و مستقل
ساعات کار مورد علاقه وی و امکان افزایش آن‌ها
برترین مهارت‌های مصاحبه‌شونده
دلیل ترک کار قبلی
ارزیابی
ارزیابی داوطلب پس از انجام مصاحبه به توانایی انجام کار، سنجش انگیزه داوطلب برای انجام کار مورد نظر، چگونگی هماهنگی وی با سایر اعضاء گروه و سازمان پی برد. همچنین باید مشخص شود که داوطلب معیارهای مطلوب سازمان را داراست؟
کلام آخر
کسب عناوین و جایگاه‌های ایده‌آل آن‌قدر‌ها هم دور از ذهن و دست نیافتنی نیستند، مهم گام اول و صرف فعل خواستن است که هر شخص بر اساس اهدف و ارزشی که برای آینده شغلی خویش قائل است، موانع و چالش‌های پیش رو را با تلاش و انگیزه بالا پشت سر می‌گذارد.
